Hier ist die zweite Entwarnung, mit einem Haken.
Ein KI-Register schreibt der AI Act nicht vor. Es wird gerade viel als Pflicht verkauft, die Verordnung verlangt es nicht. Die schweren Dokumentationspflichten, also Protokolle sechs Monate aufbewahren, Betrieb überwachen, Vorfälle melden, hängen an Hochrisiko-Systemen. Ein Shop mit Chatbot, Empfehlungen und KI-Bildern ist das in aller Regel nicht.
Trotzdem raten wir zu einer Liste. Nicht als Vorsorge, das wäre ein schwaches Argument, und schützen würde sie dich vor nichts. Ein Register ersetzt keine einzige Kennzeichnung. Sondern aus drei handfesten Gründen.
Du brauchst sie ohnehin. Sobald eine KI personenbezogene Daten verarbeitet, gehört sie ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Das verlangt die DSGVO, nicht der AI Act. Ein großer Teil deines KI-Registers ist also längst Pflicht, nur unter anderem Namen.
Ohne sie kannst du die Frage nicht beantworten. Wer nicht weiß, welche Werkzeuge im Haus laufen, kann nicht beurteilen, was gekennzeichnet werden muss.
Die Rechtslage bewegt sich. Der Code of Practice kommt, die Durchsetzung startet im Dezember, weitere Fristen folgen 2027. Wer seine Liste hat, zieht an einem Nachmittag nach. Wer sie nicht hat, fängt jedes Mal von vorn an.
Halt sie klein: Werkzeug, Zweck, wer damit arbeitet, ob Kundendaten im Spiel sind. Eine Tabelle reicht. Eine Liste, die niemand pflegt, ist schlechter als keine, weil sie aussieht wie ein Prozess, den du angefangen und wieder aufgegeben hast.
Dazu kommt die KI-Kompetenz. Wer KI einsetzt, muss die Leute, die damit arbeiten, entsprechend schulen. Das gilt schon seit Februar 2025 und wird konsequent übersehen.
Und jetzt der Haken. Die eigentliche Bürokratie kommt nicht aus dem AI Act, sondern aus der DSGVO. Sie galt schon vorher, fällt jetzt aber vielen zum ersten Mal auf:
Nimm einen Chatbot, der deinen Kundenservice übernimmt. Sobald dort jemand seinen Namen, seine Bestellnummer oder auch nur sein Anliegen hineinschreibt, verarbeitest du personenbezogene Daten. Damit brauchst du einen Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, eine Rechtsgrundlage und einen Absatz in der Datenschutzerklärung. Sitzt der Anbieter in den USA, kommt die Frage nach dem Drittlandtransfer dazu.
Auf die Erleichterung für kleine Unternehmen solltest du dabei nicht bauen. Sie entfällt, sobald die Verarbeitung nicht nur gelegentlich stattfindet, und ein dauerhaft laufender Service-Bot ist das Gegenteil von gelegentlich.
Kurz gesagt: Wer seine Datenschutz-Hausaufgaben gemacht hat, hat den größten Teil schon. Wer nicht, merkt es jetzt.